Participaram da reunião, realizada na Promotoria de Justiça, os representantes das diversas entidades e órgãos públicos que terão a missão de garantir a segurança dos participantes nos dois municípios.

As primeiras recomendações são para o baile da escolha das rainhas das exposições. Ficou acordado que o Conselho Tutelar dos dois municípios fará plantão para atender a população em todos os dias do evento, quando ocorrências envolverem crianças e adolescentes em situação de risco ou cometimento de atos infracionais. Já o Corpo de Bombeiros fará vistorias nas instalações onde serão realizadas as festas.

Pelo acordo, não serão permitidos o ingresso e a venda de bebidas alcoólicas no interior das sedes em recipientes de vidro, bem como fica vedada a venda de bebida após as 4h da madrugada. A entrada e a permanência de menores obedecerá ao disposto na Legislação de Regência e Portaria do Juizado da Infância e Juventude. A segurança particular ficará sob a responsabilidade das Associações organizadoras.

A cavalgada de abertura também seguirá algumas regras: nesta etapa das festas, os postos de combustíveis, locais onde costuma haver grande concentração de pessoas, devem ser isolados uma hora antes do início do desfile.

Fica permitida a participação de trio elétrico, que deverá ser vistoriado pelo Corpo de Bombeiros. É vedada a venda/entrega de bebidas por parte do trio e das comitivas aos participantes do evento.

Durante a cavalgada, não será permitido o uso de qualquer espécie de fogos de artifício. A presença de menores será autorizada apenas nos termos da legislação vigente.

Os cavalos poderão ser ocupados por apenas um cavaleiro, salvo a hipótese de estar acompanhado de uma criança menor de 12 anos, sendo que este não poderá conduzir o animal. Caberá à Polícia Militar, à Polícia Ambiental e à Idaron a devida fiscalização, devendo providenciar medidas legais, caso haja flagrante de maus-tratos a animais.

Na realização das duas exposições agropecuárias, serão vedados o ingresso e a venda de bebidas alcoólicas no interior dos parques em recipientes de vidro. Os municípios providenciarão ambulância e motoristas. As barracas que ofertarem comidas típicas deverão passar por vistoria prévia da Vigilância Sanitária.

Ficam ainda as prefeituras de Alvorada do Oeste e Urupá comprometidas em enviar à Promotora de Justiça a escala de plantão de médicos e demais profissionais que atenderão no Hospital Municipal nos dias do evento, bem como aqueles que estiverem de sobreaviso.